Hiện nay, các văn phòng điện tử đang dần trở thành xu thế mới thay thế cho các văn phòng truyền thống. Không chỉ áp dụng các công nghệ điện đại vào mô hình quản lý và làm việc mà mô hình mới này còn có nhiều cải tiến mới mẻ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp khi đưa vào sử dụng. Vậy văn phòng điện tử là gì? Bài viết dưới đây Arca Share sẽ giải đáp hết những thắc mắc về loại văn phòng mới này, hãy theo dõi bài viết ngay nhé!
Văn phòng điện tử là gì? Một số loại hình văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử hay còn được gọi với cái tên khác là e-office. Mô hình văn phòng điện tử cho phép con người thực hiện lưu trữ, quản lý và điều hành tất cả các công việc của một công ty hay doanh nghiệp lên các ứng dụng công nghệ thông tin.
Thông thường, hệ thống văn phòng điện tử sẽ được xây dựng và vận hành thông qua các phần mềm có kết nối internet. Tùy thuộc vào mô hình quản lý của doanh nghiệp sẽ được thiết kế và lập trình đáp ứng được đầy đủ mọi tiện ích giống như một văn phòng truyền thống.
Hiện nay, một số loại hình văn phòng điện tử được thiết kế và lập trình nhằm đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp có thể kể đến như: Văn phòng ảo, văn phòng chia sẻ, văn phòng đa chức năng, văn phòng xanh, văn phòng mở, văn phòng trọn gói,…
Văn phòng điện tử hay còn được gọi với cái tên khác là e-office
Lợi ích của văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử có các ưu điểm vượt trội khi áp dụng các công nghệ 4.0 vào trong mô hình quản lý giúp “số hóa” các công việc trong văn phòng. Do đó, có rất nhiều các doanh nghiệp trong và ngoài nước áp dụng mô hình này để phát triển doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, không thể bỏ qua một số lợi ích như:
Tạo nên một môi trường làm việc “số hóa” hiện đại cho các doanh nghiệp
Môi trường “số hóa” của các doanh nghiệp khi làm việc trên văn phòng điện tử chủ yếu sẽ được thực hiện bằng các phương tiện điện tử. Thay vì phải lưu trữ, quản lý và điều hành tất cả các thông tin của doanh nghiệp trên giấy thì tất cả các hoạt động này sẽ được đưa lên các phần mềm máy tính để thực hiện.
Khi mọi người đều tương tác và thực hiện các công việc trong môi trường làm việc điện tử thì tất cả các thông tin, ý kiến, tài liệu sẽ được trao đổi và tiếp nhận nhanh chóng hơn. Ngoài ra, thông qua phần mềm còn giúp kết nối và xử lý các công việc nhanh chóng từ xa mà không cần có mặt trực tiếp tại văn phòng.
Thiết lập một hệ thống quản lý chặt chẽ
Khi thiết lập một hệ thống quản lý trên các phần mềm của văn phòng điện tử. Các thông tin, dữ liệu, văn bản, công việc hằng ngày,… được cập nhật trên phần mềm sẽ được phân chia rõ ràng vào các mục đã được lập trình trên hệ thống. Từ đó, không chỉ khiến việc quản lý của các lãnh đạo được chặt chẽ hơn mà còn giúp đồng bộ các thông tin tránh bị trùng lặp.
Không những vậy, các thông tin được lưu trữ trên văn phòng điện tử sẽ được các nhân viên tự động cập nhật từ nhiều đầu mối khác nhau. Sau đó các thông tin đó sẽ tự động liên kết đến cập nhật vào hệ thống cho người quản lý.
Chỉ cần nhìn vào các mục liên quan, người quản lý đã dễ dàng giám sát và phân công công việc cũng như các nhiệm vụ cho nhân viên cấp dưới. Vì vậy, có thể thiết lập nên một hệ thống quản lý cơ cấu cho doanh nghiệp vô cùng khoa học.
Tối ưu hóa thời gian làm việc
Việc tạo ra một một trường làm việc “số hóa” giúp mọi người xử lý các công việc nhanh chóng hơn. Đồng thời, thiết lập nên một hệ thống quản lý chặt chẽ sẽ giúp các nhân sự giải quyết được các công việc tối ưu nhất.
Từ đó sẽ giúp tối ưu hóa thời gian làm việc và tăng năng suất làm việc trở nên hiệu quả nhất. Ngoài ra, các văn phòng điện tử còn khiến các công việc được xử lý chuyên nghiệp và phát triển theo hướng hiện đại nhất.
Tiết kiệm được chi phí văn phòng
Với các văn phòng truyền thống để phục vụ các hoạt động trong quá trình làm việc, doanh nghiệp cần chi trả một số khoản phí văn phòng như: chi phí mua văn phòng phẩm, các công cụ lưu trữ hồ sơ, không gian lưu trữ giấy tờ, chi phí di chuyển, chi phí thuê văn phòng,… Tuy nhiên, với các văn phòng điện tử chúng ta sẽ tiết kiệm được các chi phí này, vì hầu hết các thông tin đã được trao đổi và lưu trữ trên phần mềm máy tính.
>>> Xem thêm: Các loại chi phí thuê văn phòng
Bảo mật được các thông tin
Khi lập trình và thiết kế các phần mềm trên ứng dụng công nghệ thông tin cho văn phòng điện tử. Các thông tin và dữ liệu sẽ được bảo mật thông tin bằng các loại mật khẩu khác nhau. Trong quá trình sử dụng, các phần mềm này cũng sẽ cho phép người dùng tự đặt mật khẩu và giới hạn quyền truy cập vào các tệp tin. Việc này sẽ giúp hạn chế được các nguy cơ rò rỉ các thông tin nội bộ doanh nghiệp.
Văn phòng điện tử áp dụng các công nghệ 4.0 vào trong mô hình quản lý giúp “số hóa” các công việc trong văn phòng
Nhược điểm của mô hình văn phòng điện tử
Tuy rằng văn phòng điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội so với văn phòng truyền thống. Nhưng với bất kỳ mô hình nào cũng không tránh khỏi các nhược điểm cần được khắc phục. Một số nhược điểm khi doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử cần lưu ý:
- Khi mới đưa văn phòng điện tử triển khai thực hiện vào trong doanh nghiệp, ban đầu các nhân sự sẽ gặp khó khăn để thích nghi với mô hình mới. Trong quá trình chuyển giao mô hình sẽ khiến tiến độ công việc bị trì trệ và nhân sự cần thời gian mới có thể học hỏi được toàn bộ các thao tác mới.
- Có quá nhiều công nghệ để hỗ trợ cho việc xây dựng các văn phòng điện tử sẽ khiến doanh nghiệp băn khoăn khi lựa chọn đưa vào văn phòng. Chính vì vậy, khi tiến hành xây dựng loại mô hình này không nên áp dụng quá nhiều công nghệ không cần thiết, vì chúng sẽ dễ gây cản trở lẫn nhau trong quá trình hoạt động.
- Tuy có độ bảo mật cao nhưng vẫn có những thủ thuật để có thể lấy được các thông tin từ doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên những công nghệ có độ bảo mật cao nhất để khắc phục tình trạng đánh cắp thông tin khi thực hiện mô hình văn phòng điện tử.
Sự khác biệt của mô hình văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
| TIÊU CHÍ PHÂN BIỆT | VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ | VĂN PHÒNG TRUYỀN THỐNG |
| Không gian làm việc | – Phân biệt rõ ràng các phòng ban cố định cho từng cấp bậc từ nhân viên đến các cấp lãnh đạo. – Không gian được bố trí truyền thống chưa được linh hoạt trong việc di chuyển. – Chưa tối ưu được hết diện tích không gian trong văn phòng. |
– Các không gian được thiết kế theo không gian mở, ngăn cách nhau bằng các vách kính – Nội thất thường được ưu tiên sử dụng với các loại dễ dàng tháo lắp, độc đáo và di chuyển. – Thiết kế không gian linh hoạt để tối ưu được diện tích không gian văn phòng. |
| Ứng dụng công nghệ | – Quản lý và lưu trữ các thông tin bằng bằng tài liệu hoặc văn bản giấy. – Áp dụng hệ thống máy tính cây và internet đường truyền. |
– Quản lý và lưu trữ toàn bộ mọi thông tin trên các phần mềm công nghệ thông tin. – Trang bị đầy đủ các thiết bị công nghệ như: laptop, app chấm công bằng face ID, internet đường truyền không dây,… |
| Quy trình xử lý công việc | – Các nhân viên sẽ làm tất cả các thủ tục rà soát tìm kiếm, thêm thông tin mới bằng thủ công. – Cấp lãnh đạo, quản lý sẽ giám sát và kiểm tra công việc sau khi nhân viên hoàn thành xong các thủ tục công việc. |
– Các nhân viên sẽ thực hiện công việc, tìm kiếm và rà soát thông tin trực tiếp trên hệ thống làm việc. – Cấp lãnh đạo, quản lý sẽ giám sát và giao việc song song trong quá trình nhân viên thực hiện các thủ tục công việc. |
Bảng phân biệt một số tiêu chí giữa mô hình văn phòng điện tử và văn phòng truyền thống
Cách thức để xây dựng một văn phòng điện tử là gì?
Để xây dựng được một văn phòng điện tử cho doanh nghiệp sẽ cần dựa vào quy mô và các yêu cầu của các doanh nghiệp. Từ đó, các thiết kế sẽ được xây dựng theo các phong cách khác nhau.
Tuy nhiên, cơ bản các hoạt động thường có của một doanh nghiệp sẽ liên quan đến các vấn đề như: quản lý nhân sự, quản lý công việc hay các văn bản lưu hành nội bộ. Các hoạt động này thường sẽ được lập trình theo các phân hệ chức năng riêng biệt.
5 bước xây dựng văn phòng điện tử cơ bản dành cho doanh nghiệp 4.0 là:
- Chuẩn hóa lại hệ thống giấy tờ và quy trình xử lý nội bộ.
- Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp với doanh nghiệp.
- Lập kế hoạch triển khai sử dụng văn phòng điện tử.
- Đào tạo và hướng dẫn nhân sự sử dụng.
- Đo lường và đánh giá kết quả.
>>> Xem thêm: Lịch nghỉ Tết Âm lịch năm 2023 được nghỉ bao nhiêu ngày?
>>> Xem thêm: Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc mới nhất
Cách thức để xây dựng một văn phòng điện tử sẽ tùy thuộc vào các yêu cầu mà doanh nghiệp đặt ra
Những thông tin mà Acra Share cung cấp ở trên đã giải đáp được thắc mắc cho câu hỏi “văn phòng điện tử là gì?”. Nếu bạn mong muốn đăng ký và trải nghiệm các mô hình e-office như: văn phòng ảo, thuê phòng họp,… thì có thể liên hệ qua số Hotline: 09 1638 2820 để được nhân viên tư vấn và hỗ trợ ngay nhé!
