Khi tìm kiếm thuê văn phòng làm việc, bên cạnh vị trí thuận lợi, tiện ích tiêu chuẩn thì chi phí thuê văn phòng cũng là yếu tố quyết định có nên thuê văn phòng hay không? Vậy các loại chi phí thuê văn phòng của công ty phải trả là bao nhiêu? Chi phí thuê văn phòng hạch toán như thế nào? Cùng Arca Share tìm hiểu chi tiết nhé!

Chi phí thuê văn phòng gồm những gì?

Các tiện ích khác như: Mạng internet, quầy bar, kết nối và tham gia cộng đồng, ưu đãi từ đối tác, dịch vụ lễ tân, gửi – nhận bưu phẩm, tủ đựng đồ cá nhân (phí 100,000VNĐ), buồng điện thoại riêng, phòng nghỉ ngơi, khu thảo luận đều là các chi phí ở trong chi phí thuê văn phòng

Các loại chi phí thuê văn phòng mà khách hàng cần biết

Hiện nay, các loại chi phí thuê văn phòng được xếp vào 5 nhóm chính sau đây.

Nhóm 1 – Chi phí cố định khi thuê văn phòng

Chi phí cố định là nhóm chi phí bắt buộc bao gồm:

Tiền thuê văn phòng

Tiền thuê văn phòng là tiền chi trả mặt bằng thuê văn phòng được tính theo m2 và thanh toán theo quý hoặc năm tùy vào từng toà nhà và từng hợp đồng thương lượng của 2 bên.

Phí dịch vụ

Phí dịch vụ là các khoản chi phí phải trả cho dịch vụ và tiện ích của tòa nhà. Thông thường, phí dịch vụ sẽ bao gồm: lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, đèn chiếu sáng, điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh,… Phí dịch vụ sẽ không bao gồm tiền điện sử dụng, tiền đỗ ô tô, xe máy.

Thuế VAT

Thuế VAT cho mỗi hợp đồng thuê văn phòng là chi phí thuê văn phòng cố định không thể thiếu.

Nhóm 2 – Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng

Đây là những chi phí thay đổi dựa trên thực tế sử dụng của khách thuê văn phòng. Chi phí biến đổi theo thực tế sử dụng bao gồm:

Tiền điện điều hòa

Thông thường, chi phí điện điều hòa sẽ được tính theo từng tháng, quý, năm hoặc theo quy định hợp đồng đã thỏa thuận và ký kết, nộp cùng với tiền thuê cố định. Tuy nhiên, trên thực tế một số tòa nhà văn phòng hạng A, B gộp chi phí điều hòa này vào trong chi phí dịch vụ ở mục tiền thuê cố định (tính m2), trong khi đó nhiều tòa nhà văn phòng hạng C, D lại tính riêng. Do đó, doanh nghiệp khi tìm kiếm văn phòng cho thuê cần hỏi kỹ và lưu ý vấn đề này để chủ động chi trả.

Tiền điện tiêu thụ trong văn phòng

Hầu hết các doanh nghiệp phải trả tiền cho lượng điện năng tiêu thụ và sử dụng trong tháng tại khu vực thuê văn phòng.

Phí đỗ ô tô, xe máy

Tùy theo từng tòa nhà cho thuê văn phòng mà có quy định phí đỗ gửi xe khác nhau. Một số tòa nhà có chính sách ưu đãi miễn phí chỗ đỗ tùy theo diện tích thuê, tuy nhiên nhiều tòa nhà không có chính sách ưu đãi này. Vì vậy, cần đàm phán trước khi ký hợp đồng.

Nhóm 3 – Chi phí phát sinh

Phí làm ngoài giờ

Chi phí làm ngoài giờ phát sinh – Chi phí tham khảo

Chi phí làm ngoài giờ là chi phí mà khách thuê phải trả những chi phí phát sinh của chủ tòa nhà bao gồm: tiền điện thang máy, tiền điện cho khu công cộng, tiền nước WC, tiền dịch vụ,… và tiền điện cho hệ thống điều hòa trung tâm. Khi làm việc ngoài giờ, có một số tòa nhà sẽ không tính phí làm thêm ngoài giờ hoặc chỉ tính phí khi làm thêm nhiều hay sử dụng hệ thống điều hòa.

Có 3 phương pháp tính chi phí ngoài giờ được áp dụng phổ biến như: dựa theo diện tích thuê (m2/h), theo thiết bị sử dụng (họng điều hòa hay được gọi là tổ máy FCU – Fan Coil Unit làm mát cho diện tích) hoặc fix sẵn theo văn phòng.

Nhóm 4 – Chi phí trả một lần trong suốt thời gian thuê

Đây là nhóm chi phí thuê văn phòng mà khách thuê chỉ cần trả một lần khi thuê.

Phí dịch vụ trong thời gian thi công nội thất

Thông thường, các tòa nhà cho thuê sẽ miễn phí tiền thuê trong thời gian thi công nội thất văn phòng, tuy nhiên khách thuê vẫn sẽ trả tiền phí dịch vụ và tiền phí điện sử dụng trong thời gian lắp đặt nội thất.

Chi phí hoàn trả mặt bằng

Hầu hết các hợp đồng cho thuê văn phòng đều quy định khi chấm dứt hợp đồng thì bên thuê phải trả chi phí hoàn trả mặt bằng bao gồm: chi phí phá dỡ, dọn dẹp vách ngăn, hạng mục trang trí nội thất,…

Nhóm 5 – Chi phí thuê văn phòng thay đổi do quy định hợp đồng

Ngoài những chi phí trên thì dưới đây là một số chi phí mà khách thuê cần lưu ý bởi có thể thay đổi do quy định trong hợp đồng.

Xác định diện tích phải trả tiền

Có rất nhiều phương pháp tính diện tích trả tiền như: diện tích thông thủy, diện tích tim tường, diện tích theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng. Thông thường, cột trong diện tích thuê văn phòng vẫn được cộng vào diện tích phải trả tiền nên khách hàng cần lưu ý cẩn thận trước khi thuê để tránh phải chi trả cho những chi phí không cần thiết.

Điều chỉnh tỷ giá đến số tiền thuê tại mỗi kỳ thanh toán

Hiện nay, đa số các tòa nhà văn phòng đều chào giá theo USD và quy đổi sang tiền VNĐ để ký hợp đồng, tuân theo quy định của Ngân hàng Nhà nước. Một số tòa nhà có điều khoản điều chỉnh tiền thuê và phí dịch vụ tại mỗi kỳ thanh toán theo tỷ giá thực tế.

Điều chỉnh đơn giá thuê

Đa phần các tòa văn phòng đều quy định điều chỉnh giá thuê văn phòng theo một thời gian thuê nhất định và giá tăng hay giảm sẽ tùy thuộc vào sự biến động của thị trường.

Chi phí khi thuê văn phòng riêng – Chi phí tham khảo

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng

Chi phí thuê văn phòng là khoản chi phí lớn trong vận hành công ty, đây là khoản chi phí cố định mà công ty phải thanh toán hàng tháng hoặc theo định kỳ nhất định. Vậy cách hạch toán chi phí thuê văn phòng như thế nào là hợp lý?

Chứng từ thuê văn phòng

Cách hạch toán chi phí thuê văn phòng có thể áp dụng như:

Trường hợp thanh toán trước chi phí

Trường hợp thanh toán trước chi phí dựa vào chứng từ thanh toán, hợp đồng thuê nhà thì cần hạch toán như sau:

Nợ TK 331

Có 111, 112.

Trường hợp thanh toán chi phí theo hàng tháng

Trường hợp thanh toán tiền thuê nhà theo hàng tháng (hoặc hàng tháng nhận được hóa đơn) cần hạch toán như sau:

Nợ TK 154, 627, 641, 642

Có TK 331, 111, 112.

Trường hợp thanh toán sau

Trường hợp thanh toán thanh toán sau hoặc nhận được hóa đơn sau sẽ hạch toán:

Hàng tháng hạch toán

Nợ TK 154, 627, 641, 642 (tùy thuộc vào mục đích thuê nhà làm gì, phục vụ bộ phận nào mà đưa vào chi phí đó)

Có TK : 335 (phát sinh chi phí nhưng trên thực tế chưa chi trả).

Khi thanh toán (hoặc khi nhận hóa đơn)
Nợ TK 335

Có TK 111, 112 (trường hợp là khi thanh toán).

Có TK 331 (trường hợp là khi nhận được hóa đơn).

Trường hợp thanh toán tiền thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ
Hạch toán chi phí thuê văn phòng trả trước nhiều kỳ cần phải xem xét vào mục đích sử dụng để đưa ra các chi phí cụ thể như:

Nợ TK 242: Tổng số tiền.

Nợ TK 133: (Nếu có hóa đơn GTGT -> Thuê nhà của doanh nghiệp).

Có TK: 331,111, 112.

Trên đây là tổng hợp thông tin về chi phí thuê văn phòng và cách hạch toán chi phí thuê văn phòng mà khách hàng có thể tham khảo. Để được tư vấn thông tin cũng như cung cấp văn phòng cho thuê tốt nhất, khách hàng vui lòng liên hệ ngay với Arca Share qua Hotline: 09 1638 2820 – Tel: 028 3939 3924 để được tư vấn cụ thể nhé!