Những điều cần biết về việc thành lập văn phòng đại diện

Để tên doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh được nhiều người, nhiều nơi biết đến nhằm mục đích mở rộng thị trường, quảng bá sản phẩm, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức lập văn phòng đại diện. Vậy, văn phòng đại diện là gì? Chức năng của loại hình văn phòng này gồm những gì? Bài viết sau đây sẽ cung cấp cho bạn đầy đủ thông tin về văn phòng đại diện.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện của những doanh nghiệp trong nước

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích và bảo vệ lợi ích đó của doanh nghiệp. Cách thức tổ chức và hoạt động của loại hình văn phòng này phải tuân theo quy định của pháp luật.

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện không được trực tiếp kinh doanh cũng như ký kết các hợp đồng kinh tế, nhưng vẫn được phép ký hợp đồng theo ủy quyền của doanh nghiệp đã mở văn phòng đó.

Một doanh nghiệp có thể đặt được một hoặc nhiều văn phòng đại diện tại một địa phương cùng địa giới hành chính. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có quyền thay đổi những nội dung đã đăng ký và có quyền giao dịch tại các văn phòng này (nhưng không có quyền hoạt động kinh doanh trực tiếp như các chi nhánh).

Văn phòng đại diện của các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Là đơn vị phụ thuộc của một công ty nước ngoài tại Việt Nam, được thành lập để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại. Văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài cần tuân theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

Phân biệt văn phòng đại diện và chi nhánh công ty

Giống nhau

Đều là đơn vị phụ thuộc của công ty. Một doanh nghiệp có thể thành lập cùng lúc chi nhánh và văn phòng để đại diện doanh nghiệp ở cùng một tỉnh thành, trong nước cũng như ngoài nước.
Văn phòng và chi nhánh đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu hoặc người đứng đầu doanh nghiệp, được sự ủy quyền của người đứng đầu.
Doanh nghiệp chịu trách nhiệm đối với các nghĩa vụ dân sinh phát sinh từ hoạt động giao dịch của văn phòng và chi nhánh.

Khác nhau

Chi nhánh: Thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, trong đó bao gồm cả hoạt động kinh doanh và chức năng đại diện theo ủy quyền. Do đó, chi nhánh phát sinh thêm hoạt động báo cáo thuế như công ty. Các chi nhánh có quyền nhân danh chi nhánh để ký, đóng dấu các hợp đồng kinh tế và lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập với doanh nghiệp. Một số chi nhánh có thể có mã số thuế riêng, hóa đơn riêng nếu lựa chọn hạch toán độc lập.

Văn phòng đại diện: Đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, sử dụng ủy quyền để bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện là nơi liên lạc, thực hiện các hoạt động nghiên cứu và cung cấp thông tin, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận thị trường và các đối tác mới. Văn phòng cũng có thể rà soát thị trường để phát hiện những hành vi xâm phạm trí tuệ của công ty cũng như những hành vi cạnh tranh không lành mạnh. Khác với chi nhánh, văn phòng không được phép trực tiếp kinh doanh. Văn phòng cũng phải kê khai thuế tập trung theo công ty nên sẽ phải lựa chọn hạch toán phụ thuộc.

Văn phòng đại diện có khác gì so với chi nhánh?

Chức năng của văn phòng đại diện

Như đã trình bày ở trên phòng đại diện là đơn vị trực thuộc của doanh nghiệp và chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp về mặt hành chính. Về cơ bản, một văn phòng đại diện sẽ đảm nhiệm 10 chức năng chính sau đây:

Thực hiện các công việc nhằm phát triển ngành nghề kinh doanh của công ty, dựa theo sự cấp phép của các cơ quan chức năng trên địa bàn hoạt động.
Thực hiện các công việc báo cáo với cơ quan chức năng địa phương theo đúng quy định của pháp luật.
Thực hiện các báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính theo quy định riêng của doanh nghiệp đó.
Thực hiện báo cáo chiến lược phát triển, kết quả tăng trưởng và kết quả hoạt động kinh doanh hằng năm.
Thực hiện công việc hạch toán kinh tế theo nguyên tắc hạch toán độc lập.
Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị.
Phối hợp với trụ sở chính, các cơ sở và chi nhánh khác để khai thác khách hàng và điều động nhân viên.
Quản lý mặt kinh doanh tại địa bàn hoạt động.
Soạn thảo các văn bản pháp quy dựa theo văn bản pháp quy của doanh nghiệp để phục vụ các hoạt động của văn phòng.
Chăm lo cho đời sống vật chất và tinh thần của toàn thể cán bộ nhân viên tại cơ sở.

>> Xem thêm: Mẫu hợp đồng thuê văn phòng

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Căn cứ vào Điều 92.4 của Bộ luật Dân sự năm 2005: “Văn phòng đại diện, chi nhánh không phải là pháp nhân. Người đứng đầu văn phòng đại diện, chi nhánh thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của pháp nhân trong phạm vi và thời hạn được uỷ quyền.”

Cũng theo Điều 84 của Bộ luật Dân sự năm 2005, một tổ chức được công nhận là pháp nhân phải thỏa mãn 4 điều kiện sau:

Được thành lập hợp pháp.
Có cơ cấu tổ chức chặt chẽ.
Có tài sản độc lập với cá nhân và tổ chức khác, tự chịu trách nhiệm với tài sản đó.
Nhân danh tổ chức tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập.

Do đó, có thể khẳng định văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân theo những điều luật được quy định bởi luật pháp Việt Nam.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân theo luật định Việt Nam

Quy định về thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ thành lập

Bộ hồ sơ thành lập văn phòng trong nước của một doanh nghiệp bất kỳ sẽ gồm có:

Thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp.
Quyết định bằng văn bản và bản sao biên bản của cuộc họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của chủ sở hữu công ty hoặc Chủ tịch công ty hoặc Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh về việc thành lập văn phòng đại diện.
Bản sao hợp lệ về quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng.
Bản sao hợp lệ của một trong các giấy tờ chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng.

Nếu doanh nghiệp thành lập phòng đại diện tại nước ngoài thì hồ sơ sẽ bao gồm:

Thông báo về việc lập văn phòng ở nước ngoài (Phụ lục II-12, Thông tư số 02/2019/TT-BKHĐT).
Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của phòng đại diện hoặc các giấy tờ tương đương.

Khi hoàn tất xong bộ hồ sơ, doanh nghiệp sẽ nộp về Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh hoặc thành phố nơi phòng đại diện đăng ký hoạt động.

Thủ tục thành lập

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ, soạn thảo và ký hồ sơ thành lập văn phòng đại diện.

Lưu ý:

Địa chỉ trụ sở văn phòng không được là nhà tập thể, nhà chung cư.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ văn phòng khác quận, huyện sẽ phải thực hiện xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục thuế cũ. Vì vậy, cần cân nhắc lựa chọn địa chỉ thích hợp để tránh trường hợp phát sinh các thủ tục thay đổi địa chỉ khác quận.

Bước 2: Nộp hồ sơ tới Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Bước 3: Chờ đợi kết quả. Thời hạn giải quyết hồ sơ thành lập là 3 ngày tính từ ngày bắt đầu nhận đầy đủ hồ sơ. Sau khi xem xét tính hợp lệ từ các quy định về văn phòng đại diện của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh sở tại sẽ cấp giấy chứng nhận đăng ký thành lập cho doanh nghiệp.

Có thể thuê văn phòng đại diện cho công ty hay không?

Đối với các doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong vấn đề tài chính, đặc biệt là giai đoạn đầu mới thành lập công ty, việc thuê văn phòng đại diện sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí và giải quyết các vấn đề về ngân sách. Một văn phòng với đầy đủ các tiện ích và cơ sở hạ tầng hiện đại được đặt ở các vị trí trung tâm sẽ là địa điểm cực lý tưởng cho việc giao dịch và trao đổi thông tin với khách hàng.

Tuy nhiên, trước khi quyết định thuê văn phòng đại diện, doanh nghiệp phải tìm hiểu kỹ càng đối với các tổ chức cung cấp dịch vụ cho thuê. Bởi đây là một dịch vụ khá mới mẻ, chưa có quy định chặt chẽ nên cần lựa chọn một văn phòng uy tín để tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.

ARCA SHARE là một địa chỉ uy tín cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng ảo, văn phòng trọn gói tại TPHCM. Đến với Arca Share, bạn sẽ được cung cấp địa điểm văn phòng đẹp cùng với chính sách bảo mật thông tin nghiêm ngặt. Với hơn 10 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam, chúng tôi tự hào mang đến không gian làm việc truyền cảm hứng và bầu không khí tràn đầy năng lượng đến với các doanh nghiệp Việt Nam.

Arca Share – Đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng uy tín

>> Xem thêm: Các cơ sở hạ tầng, trang thiết bị chuyên nghiệp tại Arca Share

Để biết thêm thông tin về loại hình văn phòng đại diện và dịch vụ cho thuê văn phòng tại Arca Share, bạn vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 09 1638 2820, hoặc gửi thông tin về mail info@arca-share.vn để được hỗ trợ nhanh chóng và kịp thời nhất!