Văn phòng là gì? Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Với sự phát triển của nền kinh tế như hiện nay, nhiều startup ra đời, do đó các dịch vụ cho thuê văn phòng cũng theo đó mà phát triển vượt bậc. Tuy nhiên, bạn đã thật sự hiểu rõ và tận dụng được hết tất cả chức năng của văn phòng chưa? Hãy cùng Arca Share tìm hiểu khái niệm cơ bản về “văn phòng là gì?”, “Các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng như thế nào?”, “Có bao nhiêu loại hình văn phòng hiện nay?”.

Văn phòng là gì?

Văn phòng là gì?

Văn phòng là gì? Văn phòng là thuật ngữ chỉ một khu vực, vị trí hoặc một phòng, toà nhà mà nơi đây mọi người sẽ làm việc cùng nhau. Ngoài ra, những cuộc hội họp, tổ chức của công ty, gặp khách hàng, đối tác cũng có thể tổ chức trong văn phòng.

Bên cạnh đó, văn phòng cũng có thể chỉ là một phần của công ty, thường gọi là văn phòng đại diện, trụ sở đại diện hoặc chi nhánh văn phòng. Trong văn phòng, các nhân viên sẽ tiến hành làm các công tác như đối nội, đối ngoại, tương tác với khách hàng, quản lý ngân sách, nguồn nhân lực.

>> Xem thêm: Mẫu văn phòng làm việc đẹp, hiện đại năm 2022

Văn phòng là thuật ngữ chỉ một khu vực, vị trí hoặc một phòng, tòa nhà mà trong đó mọi người làm việc chung cùng với nhau

Ngoài ra, bạn cũng có thể hiểu văn phòng là gì ở một khía cạnh khác – là nơi làm việc của một cá nhân hoặc tập thể nào đó. Văn phòng sẽ cung cấp đầy đủ cơ sở vật chất, bố trí và sắp xếp một cách khoa học nhằm phục vụ cho công việc. Có thể đó là văn phòng của một công ty kinh doanh, văn phòng đại diện của cơ quan, đơn vị nhà nước hoặc các tổ chức phi chính phủ.

Như vậy, bạn đã hiểu rõ về khái niệm văn phòng là gì rồi phải không nào? Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu chi tiết về chức năng văn phòng.

Chức năng của văn phòng

Khi nhắc đến văn phòng, mọi người sẽ nghĩ ngay các chức năng sau:

Văn phòng là không gian để các cấp quản lý trực tiếp thực hiện công tác điều hành, giám sát trong một bộ máy hoạt động của công ty. Công tác mang tính chất đối nội.
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động như: làm việc hằng ngày, tổ chức các cuộc hội họp, gặp gỡ khách hàng, đối tác và những công tác mang tính chất đối ngoại.
Các công tác bên ngoài như lễ tân, tiếp nhận thông tin, lưu trữ hồ sơ, tiếp nhận thư từ văn bản.
Không gian để mọi người có thể sáng tạo, làm việc và sử dụng các tiện ích nhằm đáp ứng nhu cầu của công việc cũng như duy trì các hoạt động, sự kiện nội bộ tại khu vực này.

Văn phòng là không gian để mọi người cùng làm việc và tham gia các hoạt động khác của công ty

Top 5 loại hình văn phòng được ưa chuộng sử dụng hiện nay

Trên thị trường cung cấp rất nhiều loại hình văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu của đa dạng khách hàng. Cùng Arca Share tham khảo các loại hình văn phòng được ưa chuộng nhất hiện nay.

Văn phòng làm việc truyền thống

Mẫu văn phòng làm việc truyền thống được cách điệu hiện đại

Mẫu văn phòng làm việc thiết kế truyền thống

Văn phòng làm việc truyền thống là một trong những loại hình văn phòng được sử dụng phổ biến, mang tính ổn định và lâu dài. Văn phòng làm việc này có ưu điểm là công ty có thể thoải mái, tự do sinh hoạt, trang trí, sắp xếp mọi thứ theo ý thích của doanh nghiệp.

Ngoài ra, văn phòng làm việc truyền thống còn đảm bảo sự riêng tư, yên tĩnh cho nhân viên. Bên cạnh đó, công ty phải chi trả thêm một số chi phí như: phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa,… Chính vì vậy mà mô hình này sẽ phù hợp với những công ty có nguồn tài chính ổn định.

Văn phòng ảo

Mẫu văn phòng ảo

Mẫu thiết kế văn phòng ảo

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ công ty để đăng ký thành lập doanh nghiệp. Tại địa chỉ này văn phòng ảo có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản, tổ chức sự kiện, có thể tiếp khách hàng, các cuộc hội họp và những tiện ích hỗ trợ khách hàng.

Mô hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, do đó giúp công ty tiết kiệm các chi phí phát sinh.

Về mặt pháp lý, mô hình văn phòng ảo hoàn toàn hợp pháp, không có bất kỳ trở ngại hay vi phạm pháp luật nào khi đăng ký thành lập công ty. Việc xử lý thuế, hoá đơn hay các yếu tố khác đều rõ ràng, minh bạch với nhà nước. Đây là sự lựa chọn tốt cho những cá nhân kinh doanh nhỏ.

Văn phòng chia sẻ (coworking space)

Mẫu văn phòng hiện đại, màu sắc tươi sáng giúp khơi dậy nguồn cảm hứng sáng tạo

Không gian văn phòng chia sẻ trang trí nhiều cây xanh

Mẫu văn phòng làm việc chia sẻ với gam màu nội thất nổi bật

So với mô hình văn phòng truyền thống, văn phòng chia sẻ hiện đại đang nhận được nhiều sự quan tâm của khách hàng.

Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của một hoặc nhiều doanh nghiệp khác nhau. Đây là mô hình cung cấp không gian làm việc chung từ trang thiết bị, lễ tân cho đến địa chỉ đăng ký kinh doanh.

Đặc điểm nổi bật của mô hình văn phòng này là không gian linh hoạt, nhiều tiện ích có thể kể đến như:

Miễn phí sử dụng các thiết bị in ấn, photocopy.
Lễ tân luôn trực sẵn và chăm sóc khách hàng.
Sử dụng miễn phí wifi tốc độ cao.
Nội thất bàn ghế, tủ đựng tài liệu có khóa.
Có khu vực nghỉ ngơi, khu vực gửi xe.

>> Xem thêm: Mô hình văn phòng làm việc chia sẻ và những điều cần biết

Ngoài ra, điểm nổi bật của văn phòng chia sẻ còn đến từ hiệu quả và năng suất làm việc. Theo một khảo sát của Deskmag cho biết, có hơn 70% số người làm việc tại mô hình văn phòng chia sẻ cảm thấy sự sáng tạo tăng lên, công việc cũng được cải thiện.

Mô hình văn phòng này phù hợp với các công ty nhỏ, công ty startup, cá nhân làm việc độc lập,… nhằm giải quyết bài toán chi phí, nhưng vẫn đảm bảo mang đến sự tin tưởng của khách hàng cũng như đối tác. Đặc biệt, mô hình văn phòng chung sẽ thuận lợi cho các công ty, cá nhân mở rộng mối quan hệ.

Nếu bạn đang có nhu cầu thuê văn phòng chia sẻ thì hãy liên ngay với Arca Share để được tư vấn chi tiết. Với hơn nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực cho thuê văn phòng, Arca Share tự tin mang đến không gian làm việc chuyên nghiệp với tính thẩm mỹ cao, đầy đủ các tiện ích.

Căn hộ văn phòng

Mẫu căn hộ văn phòng

Mẫu thiết kế căn hộ văn phòng đơn giản

Căn hộ văn phòng hay còn gọi là officetel, đây là mô hình tích hợp giữa không gian nhà ở và không gian làm việc. Tại đây, người sử dụng có thể làm việc và nghỉ ngơi, cư trú qua đêm, điều này không chỉ giúp tối ưu không gian mà còn tiết kiệm chi phí trong điều kiện tài chính hạn hẹp.

Văn phòng xanh (biophilic office)

Mẫu văn phòng xanh

Không gian văn phòng với nhiều cây xanh

Ngày nay, con người càng hướng đến các yếu tố tự nhiên, đây cũng chính là lý do khiến văn phòng xanh được yêu thích và ưa chuộng với các doanh nghiệp trẻ.

Mô hình văn phòng xanh này khéo léo đưa thiên nhiên vào các đồ dùng nội thất, trang trí cây xanh xung quanh khu vực làm việc. Môi trường thân thiện tự nhiên, tốt cho sức khỏe con người, tối ưu hiệu suất làm việc của nhân viên, đem lại lợi nhuận cho công ty.

Những thông tin chia sẻ về văn phòng là gì và các mô hình văn phòng phổ biến hiện nay đã giúp bạn có thêm những kiến thức hữu ích, từ đó lựa chọn loại hình văn phòng phù hợp với nhu cầu của mình. Nếu bạn đang có nhu cầu tìm hiểu hay thuê văn phòng thì hãy liên hệ ngay với Arca Share để xem thêm nhiều mẫu văn phòng đẹp.