“Văn phòng thông minh” đang trở thành một trong những thuật ngữ mới trong xu hướng thiết kế các loại văn phòng trong tương lai. Hướng tới sự mới mẻ và tiện lợi, những mô hình văn phòng này sẽ mang lại sự tối ưu về cả không gian và thời gian cho người sử dụng. Vậy văn phòng thông minh là gì? Tiêu chuẩn của các văn phòng để trở thành mô hình văn phòng hiện đại là gì? Hãy đọc bài viết dưới đây để hiểu thêm được về loại mô hình hiện đại này nhé!
Văn phòng thông minh là gì?
Văn phòng thông minh là thuật ngữ chỉ các mô hình văn phòng làm việc được áp dụng một số công nghệ, thiết bị kỹ thuật số tiên tiến. Những thiết bị công nghệ mới này khi được đưa vào văn phòng sẽ giúp tối ưu hóa công việc một cách năng suất và hiệu quả nhất.
Mô hình văn phòng này còn được gọi là Smart office vì áp dụng những ứng dụng quản lý tự động rất thông minh như: Ứng dụng quản lý thông minh (Workplace Apps), phòng họp ảo, cảm biến tự động,…
Trong thời đại xu hướng 4.0 phát triển, các Smart office đang dần phổ biến hơn. Đồng thời, mô hình văn phòng này đang được nhiều doanh nghiệp lựa chọn trở thành những giải pháp tối ưu không gian và tiết kiệm chi phí.
Văn phòng thông minh là mô hình văn phòng làm việc được áp dụng một số công nghệ, thiết bị kỹ thuật số tiên tiến
Tiêu chuẩn văn phòng để trở thành thông minh
Đầu tiên, để xem xét một văn phòng được trở thành một văn phòng thông minh cần đáp ứng một số tiêu chuẩn như:
- Có trang bị đầy đủ hệ thống kỹ thuật trang thiết bị.
- Có hệ thống an ninh, bảo mật.
- Có tính ứng dụng của từng không gian.
- Có cấu trúc và vị trí sắp xếp trong văn phòng.
Smart office bao gồm những gì?
Smart office bao gồm nhiều ứng dụng quản lý thông minh
Các ứng dụng quản lý thông minh
Để biến một văn phòng truyền thống thành văn phòng thông minh thì không thể thiếu được các ứng dụng quản lý thông minh. Các ứng dụng quản lý được đưa vào Smart office thường sẽ giúp quản lý thời gian làm việc nhanh chóng và tiện lợi hơn.
Các ứng dụng quản lý này sẽ được lập trình thành các app cài trực tiếp lên điện thoại thông minh. Các app này sẽ được liên kết với các hệ thống đã lập trình tại văn phòng cho phép nhân viên có thể thao tác từ xa. Các ứng dụng này sẽ được lập trình nhiều tính năng như: chấm công bằng face ID, mở khóa phòng họp, máy lạnh hay một số tiện ích ngay trên app,…
Nội thất văn phòng thông minh
So với nội thất văn phòng trong các văn phòng truyền thống chỉ đáp ứng những nhu cầu đơn giản. Các nội thất trong văn phòng thông minh còn có khả năng phục vụ đa chức năng cho nhân viên sử dụng.
Các nội thất thông thường như bàn ghế có thể tích hợp một số công nghệ mới giúp điều chỉnh tự động thông minh. Không những vậy, tại các phòng chức năng như phòng họp cũng được trang bị các công nghệ cảm ứng, cảm biến giúp hỗ trợ cải thiện năng suất làm việc cũng như tính trải nghiệm của người dùng.
Ngoài ra, việc bố trí các nội thất thông minh cho các smart office còn giúp không gian văn phòng trở nên linh động và hiện đại hơn. Việc tối ưu nội thất văn phòng trở nên tinh gọn với đầy đủ chức năng giúp các nhân viên được làm việc một môi trường hiện đại và thoải mái nhất.
Hệ thống quản lý nhà thông minh
Hệ thống quản lý nhà thông minh trong Smart office được biết đến như một công cụ thống nhất. Công cụ này giúp điều khiển tất cả các chức năng có trong tòa nhà hay văn phòng trên một thiết bị từ xa. Thông thường, hệ thống này sẽ được lập trình và liên kết trực tiếp qua ứng dụng trên điện thoại thông minh.
Khi trang bị hệ thống này vào điện thoại di động, chúng sẽ cho phép chủ văn phòng (hoặc người được cấp quyền) thao tác tự động các tiện ích như: bật/ tắt đèn điện, máy lạnh, kiểm tra tình trạng các thiết bị,…
>> Xem thêm: Văn phòng hạng A là gì
Hệ thống quản lý diện tích văn phòng trên thời gian thực
Hiểu đơn giản hơn hệ thống quản lý của văn phòng thông minh là chức năng có thể quản lý sử dụng diện tích văn phòng trên các ứng dụng. Hệ thống này cho phép người trong văn phòng có thể lên lịch, đặt chỗ ngồi, book phòng họp, chỗ ngồi tự do với thời gian phù hợp.
Với hệ thống quản lý diện tích thông minh này sẽ giúp các nhân viên chủ động hơn trong công việc và không bị đóng khung trong một không gian cố định. Không những vậy, khi áp dụng hệ thống này các văn phòng mở giữa các doanh nghiệp còn chia sẻ với nhau. Một văn phòng nhưng có thể thiết lập để cho 1 đến 2 công ty đặt lịch để thuê và sử dụng chung khi có nhu cầu.
Một số loại văn phòng thông minh được ưa chuộng hiện nay
Hầu hết khi đặt văn phòng làm việc, các doanh nghiệp đều mong muốn đặt tại các tòa cao ốc tại trung tâm. Không chỉ thuận tiện cho việc đi lại làm việc, đặt văn phòng tại các cao ốc cao cấp còn giúp nâng cao hình ảnh và thương hiệu của công ty trong mắt khách hàng và đối tác.
Ngoài ra, với những trang thiết bị hiện đại của các văn phòng thông minh và để giải quyết các nhu cầu của hầu hết các doanh nghiệp, một số Smart office được ưa chuộng hiện nay mà bạn có thể tham khảo là:
Văn phòng ảo
Văn phòng ảo cũng được coi là một trong những hình thức của văn phòng thông minh. Với văn phòng này sẽ cung cấp các địa chỉ kinh doanh cho doanh nghiệp nhưng không cần có văn phòng thực tế. Địa chỉ này được doanh nghiệp thuê chủ yếu để làm địa chỉ giao dịch hay văn phòng để đăng ký kinh doanh.
Văn phòng ảo được coi là Smart office vì chủ doanh nghiệp và nhân viên có thể linh hoạt làm việc tại bất kỳ địa điểm nào. Tuy nhiên, khi làm việc cần phải kết nối với nhau liên tục thông qua các thiết bị có kết nối mạng.
Văn phòng ảo là mô hình văn phòng giúp cung cấp các địa chỉ kinh doanh cho doanh nghiệp
>> Xem thêm: Văn phòng ảo là gì? Có hợp pháp hay không và ưu điểm là gì?
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là một áp dụng thực tiễn từ hệ thống quản lý diện tích văn phòng trên thời gian thực. Các văn phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại, thông minh sẽ được các doanh nghiệp chia sẻ cùng sử dụng cùng nhau. Với mô hình này sẽ vừa tận dụng tối đa các vật chất hiện đại, vừa giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng làm việc.
Văn phòng chia sẻ được trang bị đầy đủ các thiết bị hiện đại và nhiều doanh nghiệp chia sẻ cùng nhau
>> Xem thêm: Văn phòng chia sẻ là gì? Lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ
Văn phòng cho thuê
Cũng tương tự như văn phòng chia sẻ, với văn phòng cho thuê cũng thuộc dạng hình thức cho nhiều đơn vị thuê cùng một văn phòng. Nhưng văn phòng cho thuê sẽ được một bên thứ 3 linh hoạt cho thuê những phòng chức năng riêng mà doanh nghiệp có nhu cầu.
Tùy vào nhu cầu và chi phí của các doanh nghiệp mà loại văn phòng này được phân chia cho thuê. Ví dụ như: doanh nghiệp có thể chỉ thuê chỗ ngồi làm việc, phòng họp trực tuyến hay các phòng làm việc cá nhân,…
Với loại văn phòng này vẫn sẽ đảm bảo được tất cả các trang thiết bị hiện đại hỗ trợ công việc. Ngoài ra, văn phòng cho thuê lại rất phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhằm giúp tiết kiệm chi phí. Do đó, loại văn phòng này cũng trở thành một loại văn phòng thông minh rất được ưa chuộng hiện nay.
Các văn phòng cho thuê từ bên thứ 3 hiện nay đang được các doanh nghiệp vừa lựa chọn sử dụng
Văn phòng thông minh đang trở thành một trong những giải pháp không gian văn phòng doanh nghiệp hiệu quả. Nếu bạn đang có nhu cầu mong muốn trải nghiệm một số mô hình văn phòng như: Văn phòng ảo, cho thuê phòng họp, chỗ ngồi làm việc,… thì liên hệ với Arca Share qua số Hotline: 09 1638 2820 để được tư vấn nhanh chóng nhất nhé!
